Kişisel Verilere Erişim Politikası Amacı
Veri sorumlusu olarak Doğukan Spor Malzemeleri Sanayi Ticaret Limited Şirketi (“Sandalyeci” veya "Şirket”) için müşterileri, çalışanları ve ilişki içinde olduğu diğer gerçek kişilere ait kişisel verilerin korunması, büyük önem arz etmektedir. Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması süreçleri için işbu Politika ve diğer yazılı politikalar ile hedeflenen; Sandalyeci ile ilişki kuran müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, iş birliği içinde olduğumuz kurum çalışanlarının, iş ortaklığı kurduğumuz gerçek veya tüzel kişi çalışanlarının ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin hukuka uygun biçimde işlenmesi ve korunmasıdır.
Kişisel Verilere Erişimin Kapsamı
Bu Politika; müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, iş birliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine, Sandalyeci bünyesinde çalışan veya görev alan kişilerin kişisel veriye erişimine ilişkindir.
Sandalyeci bünyesinde Kişisel Verilerin Korunması Kanuna uygun toplanan ve saklanan kişisel verilere belli iş ve işlemlerin tamamlanabilmesi için sınırlı sayıda kişi tarafından, faaliyetle sınırlı olmak üzere erişim söz konusudur.
Veri sorumlusu Sandalyeci kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Sandalyeci içerisinde erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.
Bu kapsamda politika kapsamında Sandalyeci bünyesinde işlenen ve saklanan kişisel veriler ile ilgili süreçlerde ilerlenmesi gereken prosedür yer alacaktır.
Sandalyeci bünyesinde kişisel verilere erişebilecek departmanlar ve kişisel veriye erişim durumları aşağıda belirtilmektedir:
Kişisel Verisine Erişilen İlgili Kişi
Veriye Erişebilecek Kişiler- Departmanlar
Veriye Erişim Durumu
Müşteri
· Yönetim Kurulu
· Bilgi İşlem
· Finans
· Muhasebe
· Satış
· Depo
Dosya Sunucusu
Web Sitesi
Intranet (Portal)
ERP Sistemi
Sosyal medya mecraları
Posta
Şirket Bilgisayarı
Basılı Form
Dosya (Fiziksel)
Klasör (Fiziksel)
Üzerinden erişim sağlanmaktadır.
Çalışan
· Yönetim Kurulu
· İnsan Kaynakları
· Bilgi İşlem
· Muhasebe
· İşyeri Hekimi
ERP Sunucusu
Şirket Bilgisayarı
Basılı Form
Dosya (Fiziksel)
Klasör (Fiziksel)
üzerinden erişim sağlanmaktadır.
Çalışan Adayı
· İnsan Kaynakları
Basılı Form
Dosya (Fiziksel)
Klasör (Fiziksel)
üzerinden erişim sağlanmaktadır.
Tedarikçiler
· Yönetim Kurulu
· Bilgi İşlem
· Finans
· Muhasebe
Dosya Sunucusu
Intranet (Portal)
Şirket Bilgisayarı
Basılı Form
Dosya (Fiziksel)
Klasör (Fiziksel)
üzerinden erişim sağlanmaktadır.
İş Ortakları (Gerçek Kişiler)
· Yönetim Kurulu
· Bilgi İşlem
· Finans
· Muhasebe
· Satış
Dosya Sunucusu
Intranet (Portal)
Şirket Bilgisayarı
Basılı Form
Dosya (Fiziksel)
Klasör (Fiziksel)
üzerinden erişim sağlanmaktadır.
Sandalyeci bünyesinde kişisel verilere erişebilecek kişiler;
Çalışanın Kişisel Veriye Erişimi
Sandalyeci, çalışanların işe alınma süreçlerinde imzalanan İş Sözleşmelerinde gizliliğe ve kişisel veri güvenliğine ilişkin olarak hükümler belirlemiştir ve çalışanlardan bu hükümlere uymasını istemektedir. İş Sözleşmelerinin ayrılmaz parçaları olan politikalar ve taahhütnamelerde de kişisel verilerin korunması gözetilmektedir. Çalışanlar, aldığı eğitimler ve bilgilendirmeler sonucunda rol ve sorumlulukları, görev tanımları göz önünde bulundurulduğunda çalışanlar;
Sadece kendi görev tanımları ile ilişkili kişisel verilere erişebilmektedir. Bu kişisel verilere KVKK 12. madde uyarınca işleme amaçlarına uygun erişim söz konusudur. Sandalyeci personeli görev tanımı dışında kişisel verilere erişmesi mümkün değildir.
Hassas nitelikli kişisel verilere erişim KVKK madde 6 uyarınca şartların sağlanması durumunda söz konusudur. Sandalyeci bünyesinde görev alan personel, müşterilerin kişisel verilerine, Sandalyeci ile müşteriler arasında bulunan sözleşmenin kurulması veya ifası kapsamında sır saklama yükümlülüğü altında erişim sağlamaktadır. Personelin kanunlarda açıkça öngörülme durumları hariç hassas nitelikli kişisel verilere erişimi açık rıza şartının sağlanması ile mümkündür. Sağlık ve cinsel hayat verilerinin, açık rıza olmaksızın işlenmesi yalnızca kanunda öngörülen şartların sağlanması durumunda gerçekleştirilecek olup; Sandalyeci bünyesinde söz konusu veri işleme süreci işyeri hekimi tarafından gerçekleştirilecektir.
Personel görev tanımı dışında ki iş ve faaliyetlerle ilgili kişisel verilere erişemez. Görev tanımı içerisinde öğrendiği kişisel verileri korumakla ve izinsiz paylaşmamakla yükümlüdür. Tesadüfi yollarla erişim sağladığı kişisel verileri izinsiz paylaşamaz.
Müşterinin Kişisel Veriye Erişimi
Sandalyeci ile ilişkisi bulunan müşteriler sadece kendileri ile ilgili ve sınırlı olmak üzere iletişim kurduğu personelle ilgili kişisel verilere erişim hakkına mevcuttur. Bununla beraber müşteri ilgili kişi olması durumunda KVKK madde 11 uyarınca haklarını kullanabilir.
Üçüncü Kişilerin, Hissedarların ve İş Ortaklarının Kişisel Verilere Erişimi
Üçüncü kişiler, hissedarlar ve iş ortaklarının kişisel verilere erişimi ancak KVVK madde 5 uyarınca “bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla ilgili doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla”, “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” ve “kanunlarda açıkça öngörülmesi” durumlarında söz konusudur.
Bu politikadaki hiçbir içerik hukuki tavsiye değildir ve hukuki tavsiye olarak kabul edilemez. Söz konusu metinler hazırlanırken o tarihteki yasal mevzuat esas alınmış olup; ileriki tarihte gerçekleşen mevzuat değişiklikleri çerçevesinde farklılıklar meydana gelebilir.
Sandalyeci, üçüncü kişilerle imzalanan sözleşmelerde gizliliğe ve kişisel veri güvenliğine ilişkin olarak hükümler belirlemiştir ve bu şartlara uygun hareket edilmesi beklenmektedir.